Em qualquer ramo de atividade, o planejamento deve ser o primeiro passo, dominando todas as áreas do negócio. E, para isso, é preciso conhecer a fundo sua empresa — desde funcionários, gestão financeira, concorrentes e clientes.
Essa prática exige o acompanhamento contínuo dos resultados, além da revisão de metas elaboradas durante o planejamento inicial, diante de mudanças repentinas. Quer saber como fazer a gestão financeira do seu varejo de forma correta e eficiente? Então, continue a leitura!
Definição de gestão financeira de varejo
Quem trabalha no varejo geralmente comercializa diversos tipos de produtos e no fim do mês isso significa saber lidar com muitas contas a pagar e a receber. Saber gerenciar tudo isso é fundamental para que o negócio se mantenha ativo.
Gerenciar todo o dinheiro que gira nos caixas da empresa significa coordenar tudo o que acontece dentro da empresa, já que qualquer organização é formada por três pilares: recursos físicos, financeiros e humanos. Além disso, é a gestão financeira quem controla a divisão entre capital de giro e reserva.
O dinheiro que entra e sai diariamente para pagamento de contas, funcionários, compras etc. pertence ao capital de giro. Já a reserva deve ser utilizada somente em casos de emergência e investimentos a longo prazo, que tenham sido devidamente discutidos e avaliados pela liderança.
Planejamento e gestão do capital de giro
No caso das empresas de varejo, a gestão financeira começa com a otimização do capital de giro. Deve ser feita, também, a boa gestão desse dinheiro — afinal, haverá períodos em que o empreendedor precisará de recursos parar financiar seu capital de giro, devido a financiamentos de pagamentos por longos períodos a clientes, por exemplo.
É importante frisar que, quanto menos frequentes e longos forem esses períodos, melhor será a situação financeira da empresa. Por isso, há necessidade de medidas como redução de prazo para recebimento de clientes e investimento em um sistema de cobrança eficiente — além, é claro, do controle de compras em função da previsão de vendas. Essa é uma maneira de reduzir o período em que os produtos permanecem parados no estoque.
Esse comportamento garante a melhor capitalização da empresa — o que, por sua vez, implica em poder conceder prazos maiores aos clientes, pois os juros embutidos em financiamentos costumam ser maiores do que os recebidos em aplicações no mercado financeiro.
Empresas descapitalizadas precisam recorrer a financiamentos bancários, com taxas superiores às praticadas pelas empresas capitalizadas, para acompanharem a concorrência. No entanto, esse não é o erro mais comum na gestão financeira de empresas de varejo. Para conhecê-los, não perca o tópico a seguir!
Os erros mais comuns da gestão financeira
Não controlar as operações do varejo
Se o empresário deixa de registrar todas as operações realizadas pela empresa, ele perde o controle sobre os processos do negócio. Como um varejista vende em pequenas quantidades, se não houver um controle das vendas e do giro de estoque, o responsável pelas compras não tem informações sobre quais itens deve adquirir para manter o estoque em dia.
Além disso, o empresário deve ter em mente que são esses registros que permitem uma visão ampla e aprofundada das atividades da empresa, possibilitando a identificação de problemas, oportunidades de otimização do trabalho e revisão de estratégias já traçadas.
Não conhecer os valores dos produtos e serviços
Muitos empresários de varejo não conhecem os custos dos produtos — que incluem valor de aquisição, impostos, valor de armazenagem, transporte, entre outros. Essa falha pode acarretar problemas como a prática de preços abaixo do mercado ou, então, acima dos praticados pela concorrência — em ambas as situações, a possível consequência é uma quebra financeira da empresa.
Não controlar o estoque
Outro erro ainda muito comum é a falta de controle de estoque. O empresário não sabe o momento de repor mercadorias e quais itens têm maior saída. Assim, acontece de faltarem produtos nas prateleiras ou, mais grave, mantém-se itens fora do prazo de validade para serem vendidos.
Não manter o fluxo de caixa em dia
O controle de fluxo de caixa permite o controle sobre as movimentações financeiras da empresa — e ajuda nas decisões mais importantes da organização. Por isso, também é um erro não manter o fluxo de caixa em dia. Tenha sempre informações sobre a quantia de capital recebida, de onde veio, quanto saiu e os motivos da saída.
Ignorar a tecnologia
Para não cair em nenhum dos erros acima, a tecnologia é uma excelente aliada. Há diversos softwares disponíveis no mercado que possibilitam uma gestão financeira automatizada de forma simples e intuitiva, deixando você livre para suprir outras demandas da empresa. É importante ficar atento na hora de conferir as opções, para certificar-se de que o programa escolhido traz todos os recursos de que você precisa.
As boas práticas da gestão financeira
Agora que você já conhece os erros mais comuns e é capaz de evitá-los, aprenda também as práticas que tornarão a sua gestão financeira um verdadeiro sucesso. Nos próximos parágrafos, você aprenderá o passo a passo que deve ser seguido.
Realize o estudo de mercado
O primeiro passo a ser tomado é entender como anda o cenário mercadológico em que seu varejo está inserido. Essas informações serão utilizadas como base para o planejamento das próximas ações. Essa pesquisa envolve:
- descobrir quem são os potenciais clientes;
- conhecer quais são os produtos mais procurados por eles;
- pesquisar sobre os principais concorrentes.
Analisar essas informações auxiliará na elaboração de um orçamento mais realista e condizente com a realidade do negócio.
Elabore um planejamento estratégico
O planejamento estratégico funciona como um mapa para o negócio. É por meio dele que o varejista traçará os caminhos a serem percorridos e entenderá como isso será feito. Descobrirá ainda quais serão os objetivos de curto, médio e longo prazo, quais estratégias serão adotadas para que as metas sejam alcançadas, etc.
No planejamento estratégico entram também os fatores internos como os produtos comercializados, estoque e funcionários, além dos fatores externos como pesquisa de mercado, economia regional, presença de concorrentes, e outros fatores que o comerciante não possa controlar.
A lógica é simples: ao saber para onde vai e como se quer chegar é possível mensurar quanto será gasto.
Realize um controle rigoroso do estoque
Estoques mal utilizados estão entre os principais causadores de desperdício dentro do varejo. Estoque desnecessário é dinheiro parado, ou seja, prejuízo, já que essa verba poderia compor o fluxo de caixa, dando mais poder de negociação para o capital de giro da empresa.
Um bom estoque é mantido por meio de planilhas e ferramentas de gestão de estoque registrando tudo que entra ou sai, em qual quantidade e com qual periodicidade. Depois de um tempo, fica fácil descobrir quantas unidades cada produto exige no estoque e qual o melhor momento para realizar o reabastecimento.
A regra é manter o estoque mínimo, mas sem deixar o produto faltar nas prateleiras. Assim, os recursos não ficam estagnados.
Invista na qualidade de sua equipe
Como citamos lá no início do post, a gestão financeira abrange todos os níveis do varejo e por isso todos os colaboradores precisam ter uma parcela de participação nessa gestão, mesmo que de forma passiva. São eles que irão contribuir de fato com a redução de desperdícios, fim dos gastos desnecessários e com o aumento da produtividade.
Aliás, para que uma equipe seja de fato produtiva, ela precisa enxergar algumas metas. Os colaboradores têm que ter ciência dos objetivos financeiros que precisam ser alcançados e de como isso ajudará na saúde financeira da empresa.
Outra forma de aumentar a qualidade da equipe é investindo em treinamentos. Profissionais bem preparados e capacitados são capazes de conduzir a empresa ao sucesso com o mínimo de erros possível. Já os profissionais despreparados podem cometer enganos que custarão caro ao fluxo de caixa.
Viu só? A gestão financeira é parte integral do sucesso e crescimento de um varejo. E, para continuar melhorando seu negócio cada vez mais, confira também nosso post sobre 6 dicas para uma equipe de vendas de ponta!
