Criada no ano de 2005 e com validade em todos os Estados do Brasil, a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) veio para melhorar a emissão de Nota Fiscal e facilitar a relação entre o Fisco e seus contribuintes.
Dentre as suas vantagens podemos citar a redução de custos com aquisição do documento fiscal e impressão, a possibilidade de acompanhar o trânsito das mercadorias e ter maior facilidade ao consultar as notas pela internet.
Porém, apesar da NF-e ter surgido com o intuito de tornar a emissão de Nota Fiscal mais fácil, esse processo nem sempre é tão simples quanto o esperado. Qualquer erro no preenchimento de algum campo da nota pode gerar inconsistência.
Por isso, continue a leitura e confira as 5 dicas que preparamos para você não errar na emissão de Nota Fiscal!
1. Confira os dados antes de emitir a nota
Como dito anteriormente, qualquer erro — por menor que seja — no preenchimento de algum campo da Nota Fiscal pode gerar inconsistência e ocasionar até outros problemas maiores. Quando se trata da Nota Fiscal de alguma mercadoria, é impossível fazer o cancelamento a partir do momento em que acontece a saída da mercadoria.
Por isso é importante também tomar cuidado com o recurso “autocompletar” na hora de preencher os campos da Nota Fiscal. Muitos softwares que auxiliam na emissão preenchem a data de saída da nota, então mesmo que a mercadoria ainda não tenha saído da loja, por exemplo, o documento não pode mais ser cancelado.
O Fisco entende aquela data preenchida como referente à data em que o produto transitou. Nesse caso, será necessário fazer outros procedimentos, como providenciar uma nota de devolução, já que o cancelamento fica fora de questão.
2. Verifique a validade jurídica do documento
É muito importante que sempre se verifique a validade da Nota Fiscal Eletrônica. Essa validade é garantida com a assinatura digital — tecnologia que assegura a autenticidade e a integridade de arquivos eletrônicos —, por isso é preciso sempre ficar de olho nela.
Pode acontecer de a assinatura digital não ter validade jurídica e a Nota Fiscal estar autorizada, entretanto esse documento continuará sendo considerado inválido e pode gerar consequências.
Por isso, fique sempre atento à segurança do seu Certificado Digital e ao seu E-CNPJ, que assina a NF-e e ainda lhe garante o acesso a vários serviços junto a Receita Federal.
3. Armazene todas as suas Notas Fiscais
Trata-se de uma obrigação fiscal que toda empresa armazene suas Notas Fiscais Eletrônicas por um período de, no mínimo, cinco anos mais o ano em andamento. Isso vale tanto para as notas emitidas quanto para as recebidas.
A empresa que não armazena suas Notas Fiscais, ou mesmo que armazena notas com alguma inconsistência, corre o risco de sofrer sanções e multas de até mil reais por documento.
4. Não confunda a DANFE com a NF-e
Uma confusão muito comum que algumas pessoas fazem é acreditar que aquele papel impresso, chamado de DANFE, é a Nota Fiscal Eletrônica.
Na verdade, a DANFE (Documento Auxiliar de NF-e) conta apenas com algumas informações resumidas dos dados que constam na Nota Fiscal, mas é importante compreender que a DANFE não é uma nota e não possui nenhum valor jurídico.
A NF-e é um arquivo digital, que é digitalmente assinado e autorizado pelas Secretarias Estaduais da Fazenda. Porém, é importante ficar de olho na DANFE também, pois se houver alguma divergência entre os dados desse documento e da NF-e, a empresa pode ser multada em até 100% do valor da operação.
5. Conte com um software que automatize o preenchimento
Para tornar a emissão de Notas Fiscais e a organização desses documentos mais eficientes, você pode contar com ferramentas de gestão que tornem esse processo todo mais simples.
Existem no mercado softwares que fazem o preenchimento das NF-e de forma automatizada, poupando o seu tempo e otimizando o serviço, além de armazenarem seus dados e essas notas com muito mais segurança.
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