A automação comercial vem mudando a vida das pessoas e das empresas constantemente. Afinal, ela conseguiu trazer muitas melhorias em suas respectivas rotinas, principalmente no que diz respeito à otimização de tempo e redução de custos.
No setor de varejo isso não é diferente, sendo que utilizar softwares para a otimizar processos e a própria gestão do negócio traz uma excelente vantagem competitiva para os que optam por essa solução.
Elaboramos este artigo para mostrar quais são as vantagens da automação e ainda para dar dicas de como escolher o software correto para o seu negócio. Continue a leitura e saiba mais!
Quais são as vantagens da automação comercial para o comércio varejista?
Utilizar a automação comercial no segmento varejista traz uma série de vantagens ao negócio. Confira as principais:
1. Escalabilidade
A grande maioria dos softwares de automação comercial estão totalmente preparados para ganhar escala, conforme a empresa cresce. Ou seja, eles estão prontos para se adequar a novas necessidades do negócio.
Nesse sentido, a grande vantagem é que, além da sua instalação ser fácil, você também pode contar com novas funcionalidades para gerenciar equipes maiores, sem a necessidade de mexer nos procedimentos operacionais da empresa, que já estão baseados em uma tecnologia.
2. Flexibilidade
Quando falamos em flexibilidade no desenvolvimento de softwares, estamos nos referindo à capacidade de incluir novas funcionalidades sem a necessidade de uma reformulação crítica da solução. Ou seja, é como se ele fosse aquele famoso brinquedo “Lego”, em que é muito fácil encaixar novas peças conforme é preciso.
Isso é importante, pois, com o tempo, novas demandas e necessidades podem surgir. Logo, a empresa precisa estar preparada! Dessa maneira, será possível personalizar as operações para atender às obrigações do seu negócio.
3. Padronização de processos e métricas
Um bom software de automação comercial possui a capacidade de ajudar a empresa a padronizar suas métricas. Isso se deve ao fato de que ele traz o benefício de automatizar o cálculo delas. Além disso, ele também garante que múltiplas áreas envolvidas com o processo falem a mesma língua.
Dessa forma, ele ajuda a tornar os processos mais uniformes, uma vez que ele servirá como um guia para todos os procedimentos operacionais envolvidos na área comercial.
4. Produtividade
As atividades e procedimentos manuais estão a cada dia mais desatualizados e são uma grande desvantagem para qualquer negócio. Percebe-se que as empresas estão em busca de melhorar seus processos internos para buscar o melhor custo-benefício para si e seu consumidor.
Com um software de automação comercial, é possível automatizar todos esses processos, principalmente os que exigem um grande esforço, tal como o preenchimento de planilhas e elaboração de relatórios que sejam complexos.
Esses procedimentos que costumam levar horas para serem elaborados manualmente podem ser feitos em questões de minutos ou segundos com essa solução tecnológica.
5. Diminuição de erros
A automação de atividades burocráticas e a diminuição da ingerência humana fazem com que os processos se tornem menos sujeitos a erros, o que aumenta a produtividade.
Isso proporciona maior confiabilidade sobre as informações, o que também diminui os erros relacionados às tomadas de decisão. Além do mais, a necessidade de retrabalho é menor, fazendo com que a equipe tenha mais tempo disponível para outros processos que sejam considerados mais importantes.
6. Acesso à informação
Estamos vivendo na era da informação, em que estratégias estão sendo cada vez mais baseadas em dados reais. E é claro que as soluções de automação comercial não ficam fora disso.
Com elas, será possível acessar qualquer dado referente à área comercial, desde produtos, estoques e até informações sobre os clientes e como eles interagem com a empresa.
7. Monitoração otimizada
A utilização correta de um software de gestão de processos consegue auxiliar no monitoramento dos gastos e levar a reduções. A contar do mapeamento e condução de cada processo, é possível compreender a necessidade de recursos de cada um, assim como assinalar possíveis desperdícios financeiros.
Atividades desnecessárias são naturalmente identificadas para que possam ser excluídas, assim como é possível otimizar a alocação de recursos, o que colabora para que a empresa consiga mais do que simplesmente economizar.
8. Tomadas de decisão mais claras
A disponibilidade de um software adequado faz com que as tomadas de decisão fiquem mais confiáveis e integradas. Assim, cada setor da empresa se beneficiará do seguinte modo:
- o gestor será capaz de ampliar a velocidade e a qualidade de suas tomadas de decisão;
- quem está encarregado da produção na empresa vai poder identificar possíveis gargalos nos processos internos — isso é interessante, visto que evita que os prazos de expedição e níveis de produtividade sejam influenciados;
- o setor financeiro consegue visualizar aspectos e sazonalidades para fundamentar um melhor planejamento de sua base;
- quem toma conta do estoque vai ter muito mais informações de controle para analisar entradas e saídas do acervo e para executar todos os pedidos;
- a área de RH saberá mais a fundo sobre a necessidade de recrutamento ou realocação de funcionários conforme as demandas do empreendimento e alterações no mercado;
- os colaboradores terão uma visão ampla do negócio — e isso fará com que eles tenham apoio para alcançar as melhores soluções em cada ocasião.
9. Controle de prazos
De fato, a competitividade do mercado faz com que vários negócios operem no limite para arcar com os gastos. Dessa forma, o pagamento de juros e multas retrata um aumento nas saídas da empresa e mais aperto na circulação de caixa. As contas são diversas: tributos, pagamento de fornecedores, empréstimos, entre outros.
Vale lembrar que várias vezes as obrigações deixam de ser cumpridas no tempo por um simples esquecimento da data de vencimento. E isso, infelizmente, é muito frustrante para o administrador.
Porém, a adoção de um sistema de automação comercial pode evitar que os prazos sejam perdidos por distrações, porque permite a criação de alertas sobre vencimentos e rendimentos. Dessa maneira, o gestor consegue se programar para as entradas e saídas da empresa e entender melhor o fluxo de caixa.
Como escolher o seu software de automação comercial?
Como podemos ver, não existe uma fórmula mágica que possibilite que você resolva todos os seus problemas, mas o fato é que uma escolha adequada desse tipo de ferramenta pode fazer com que a sua empresa ganhe muito mais eficiência e dinâmica no seu funcionamento. Confira algumas dicas para acertar nesse momento:
Pesquise sobre o fornecedor do sistema
O primeiro passo para acertar na hora de escolher o seu software de automação comercial é pesquisar bastante sobre o fornecedor do sistema. Afinal, pouco adianta ter um programa que supra as suas demandas e necessidades, se ele não vier com um suporte adequado para se manter funcionando adequadamente sempre que você precisar.
Também é interessante observar como a empresa que produz o sistema se coloca no mercado, analisando, sobretudo, se ela é especialista em atender o setor de varejo, bem como quais são as suas diretrizes de atendimento.
Uma boa ideia é conversar com os atuais clientes dela para ver o quanto eles estão satisfeitos com a solução. Uma vez que você faça a sua escolha, antes de assinar o contrato, busque criar um acordo que deixe bem claro quais são as responsabilidades de cada parte envolvida. Isso evita problemas no futuro.
Saiba qual sistema a sua empresa precisa
Também é muito importante que você saiba qual é o tipo de software de automação comercial que a sua empresa precisa, pois existem diversos modelos e versões disponíveis no mercado atualmente. Junte-se à sua equipe de TI e realizem um levantamento minucioso daquilo que a sua empresa precisa no momento.
Esse levantamento deve abranger tanto os pré-requisitos técnicos, como:
- a capacidade de armazenagem;
- a velocidade da rede;
- a possibilidade de integrações.
Não se esqueça também dos aspectos básicos do negócio, como as funções que precisam ser desempenhadas no seu segmento de atuação.
Verifique a segurança da solução
Você não vai querer colocar a sua empresa nas mãos de uma solução pouco segura, não é mesmo? Dentro desse contexto, você não pode deixar de verificar a segurança do software de automação comercial, antes de fazer a sua contratação. Avalie, por exemplo, se o programa tem recebido reclamações quanto à sua vulnerabilidade e se também há brechas.
Evite colocar os dados do seu negócio em risco, pois é sempre bom lembrar que existem pessoas má intencionadas navegando livremente pela internet. Os prejuízos com essa verdadeira “indústria de hackers” podem chegar à casa dos bilhões de dólares. Não queira fazer parte dessa estatística.
Avalie a necessidade de uma infraestrutura própria
Outro ponto essencial é verificar a necessidade ou não de uma infraestrutura interna própria. O que a empresa precisa ter em questão de sistemas e maquinário para suportar um software para gestão comercial? Isso também precisa ser observado, principalmente no momento de avaliar o custo-benefício da solução.
Analise a possibilidade de integração
Por fim, você também precisa analisar a possibilidade de integração do software de automação comercial com outros sistemas, sobretudo se a sua empresa possuir um próprio. Isso pode ser importante, por exemplo, para unificar toda a operação e facilitar o controle e a tomada de decisões por parte da gerência.
Com essa característica, você pode centralizar as informações em um único ambiente virtual, além de ganhar a capacidade de fazer um intercâmbio dos seus dados de uma maneira segura e adequada. Isso facilita muito a vida dos seus profissionais e suas equipes e é uma forma de diminuir erros e retrabalhos.
Gostou do nosso post sobre automação comercial? Então leia nosso outro artigo para saber por que usar um sistema de gestão de estoque.
